العمل اليومى لادارة السكرتارية والمحفوظات بالمديرية

تنقسم ادارة السكرتارية والمحفوظات بالمديرية الى ثلاثة اقسام هى: قسم الوارد – قسم الصادر – قسم الحفظ العام

1- قسم الوارد

يتم استلام البريد يوميا من مكتب بريد طنطا العمومى ومن مندوبي المدارس وادارات طنطا ويتم توزيع المكاتبات فى الدفاتر الخاصة ويتم تسجيلها فى الدفتر الخاص وتسلم فى اليوم التالى لمندوب القسم الداخلى. ونفس الاجراءات تتم فى الطرود الواردة من البريد والادارات.

2- قسم الصادر

يتم استلام الخطابات الواردة من الادارات المختلفة بالمديرية وتسجل فى دفتر المراسلات برقم وتاريخ وترسل الى الجهات المختصة وتحفظ صور من هذه المكاتبات بقسم الحفظ بالادارة كما يتم تسليم الشيكات والحوالات الصادرة من المديرية على سجل خاص وترسل للمدارس حسب عنوان الشيك او تسليمها للشخص نفسه بموجب الرقم القومى

3- قسم الحفظ العام

تتكون من ثلاث غرف كما يلى:

  • غرفة حفظ القرارات: قيد القرارات الصادرة من المديرية من جميع الادارات والاقسام بالمديرية وحفظها فى ملفات ثم بمحافظ وتعليتها على الأرفف المعدة لذلك

  • غرف حفظ المستندات الحسابية: استلام جميع المستندات الحسابية من ادارة الحسابات بالمديرية ومراجعتها وحفظها شهريا

  • الملفات النوعية – الملفات الموضوعية : وتحفظ جميع صور المكاتبات الصادرة والاجازات العارضة من موظفى المديرية.